Uno de los agujeros negros más grandes de la productividad está en la gestión de las reuniones. Un desperdicio de tiempo no solo en los traslados, sino en la preparación, la documentación posterior y hasta en la propia reunión.
Dejando al lado la problemática propia de las reuniones, la que ocurre dentro del mismo espacio de tiempo, que ya de por sí es un tema, y dando por hecho que las reuniones físicas son proactivas, algo que es mucho suponer, vamos a centrarnos en lo accesorio.
Lo accesorio de las reuniones tiene una importancia enorme, algo a lo que no se presta atención y que habitualmente se minusvalora. Una reunión de una hora y media en otra localización puede implicar una pérdida de tiempo de cuatro horas, solo en desplazamientos, imprevistos y equívocos.
Si la reunión está en una localización que requiera de medios de transporte con embarque, como un avión o un barco, la reunión, ocupará toda la jornada. Los que vivimos en islas y viajamos entre ellas para reuniones lo sabemos.
Si tenemos que ir a península y volver el invento no solo se comerá la jornada de trabajo, también el día entero. Además de la pérdida de productividad medida en tiempo, están los costes económicos de estos transportes. Con lo cual, una reunión de dos personas en otra isla o península tiene un coste realmente elevado.
Pero a pesar de todo esto, por alguna extraña razón, se sobreentiende que no hay otra alternativa. Incluso aún conociendo la disponibilidad de las herramientas digitales. Se desestiman básicamente por una cuestión que se condensa en una frase tramposa ‘Lo que se va a hablar en una reunión tiene que hacerse cara a cara’.
Y así hemos estado funcionando. Pues bien. El confinamiento nos ha obligado a tener que realizar todas las reuniones a través de herramientas de videoconferencia, sin más opciones.
A partir de aquí hemos realizado el camino del aprendizaje del uso de las mismas. Descubriendo que las dificultades iniciales solo eran eso, iniciales. Conozco a unas cuantas personas que nunca hubieran utilizado estas soluciones si no les quedara más remedio.
Esa pared estaba ahí y nunca la hubieran saltado. Pero a la fuerza han descubierto que lo que les bloqueaba no era más que enfrentarse a un proceso de aprendizaje, como cualquier otro. Una vez terminado y automatizado se convierte en algo habitual.
Por lo que es bastante probable, que su adopción en situaciones de normalidad sin confinamiento se mantenga en un gran porcentaje. No digo que no hayan reuniones físicas, pero si se puede acudir a esta modalidad en según que casos, como en todo.
