Las normas de uso durante las reuniones por videoconferencia

Con la generalización de las reuniones a través de videoconferencia, debido al Covid-19 y el aislamiento, nos hemos lanzado a utilizar este servicio con el conocimiento indispensable para el funcionamiento técnico. Pero dejando atrás las normas mínimas de uso.

Ahora que llevamos 10 días, y más o menos ya tenemos controlado Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Discord, Google Duo, etc… toca aprender a manejarse en estos entornos, que aunque no lo parezcan tienen sus propias normas para que la comunicación sea más fluida y menos frustrante.

  1. Cuidado con los dominantes. Una persona dominante en la conversación tiene la costumbre de hablar todo el tiempo y no escuchar en ningún momento. Ya sabes, la persona que las pocas veces que calla no es para escuchar, sino para pensar la respuesta a lo que te está ignorando.
  2. Respeta el turno de palabra. Tanto cara a cara, como a través de la videoconferencia, siempre es una buena idea dejar hablar a cada uno, no como una sucesión de monólogos, pero en la medida de lo posible intentando minimizar las interrupciones y esperando al momento de pausa de quien tiene la palabra.
  3. Silencia el micrófono. Sobre todo cuando el número de participantes es numeroso. El sonido de fondo acumulado acaba generando suficiente ruido para dificultar la escucha, así que mientras no vayas a hablar mantén el micrófono silenciado y actívalo solo cuando vayas a participar, silenciándolo de nuevo al acabar con la intervención.
  4. Reconoce a los aclaradores. En las videoconferencias al terminar una explicación, el silencio suele significar que todo el mundo lo ha entendido. Pero para algunas personas implica justo lo contrario, y no se privan de aclarar tanto lo propio como lo ajeno, cayendo en la repetición, algo que aburre mucho. Para ser asertivo lo mejor es recurrir al siguiente punto.
  5. Usa el chat. Casi todas las plataformas ofrecen la posibilidad de chatear entre los participantes. Darle uso facilita la conversación y además puede servir para enviar información enriquecida como enlaces, datos de apoyo, etc.
  6. Apaga la cámara. Si entre un grupo alguien está compartiendo la pantalla, en realidad no hace falta que nos veamos la cara. Algo también recomendado en videoconferencias muy numerosas o con mala conexión, a menor número de transmisiones de vídeo más estabilidad en la videoconferencia. Como con el micrófono, siempre se puede volver a activar en función de las necesidades.
  7. Identifica los fallos técnicos. Las conversaciones a través de estas plataformas tienen una alta casuística de fallos. Tanto del organizador como de cada uno de los participantes. Si algo falla piensa primero que se trata de tu punto: conexión a internet (mejor cable que wifi), navegador, cámara, micrófono. Lo más frecuente es que cada usuario piense que su punto está bien y el problema viene de los demás.
  8. Usa auriculares con micrófono. En la medida de lo posible y para evitar ecos generados cuando el sonido del altavoz se cuela por el micrófono. A la hora de elegir auriculares o altavoces, mejor que tengan reducción de ruido. Aunque los auriculares del móvil suelen ser suficiente.
  9. Sé breve. Si puedes decir lo mismo de forma breve, pues mejor.
  10. No te mosquees. Siempre se produce un momento en el que dos personas hablan, se interrumpen y vuelven a hablar a la vez. Pues eso, mejor echarse una risa.
  11. Ojo con los ausentes preguntadores. Para algunas personas mantener la atención en este tipo de reuniones es complicado, sobre todo teniendo cualquier otra cosa a un click. Que se produzcan ausencias es normal, el problema aparece cuando algunos, al volver, piden aclaración sobre cuestiones ya explicadas o incluso preguntadas.
  12. No olvides que es una videoconferencia. Esto es una versión empobrecida de una reunión física. Hay que tener en cuenta todo lo anterior y no pretender que sea igual que el mundo real, las limitaciones están ahí.

Repasando estas cuestiones las reuniones pueden ser más fáciles de llevar y, quién sabe, incluso podrían llegar a ser productivas. Quizás después de este periodo las incorporemos para según qué cosas.