Un escritorio funcional ayuda a la productividad

El escritorio del ordenador normalmente se puede encontrar de tres maneras diferenciadas: totalmente lleno, parcialmente ocupado o totalmente vacío. Estas tres formas, que son las más habituales, no son lo mejor desde el punto de vista de la productividad.

Esto se debe a que no termina de entenderse bien lo que significa un escritorio virtual. Se trata en ocasiones como un escritorio físico, pero también formas muy diferentes y locas. Que casi siempre suponen una carga para la gestión de las tareas.

Una vez que contamos con un gestor de tareas, lo mejor es deshacernos de los sucedáneos que hemos venido utilizando para no olvidar las tareas que tenemos por delante. Ya hemos hablado de usar el correo-e como gestor de mensajes no como GDT.

Pues con el escritorio es lo mismo. Esto que se hace en el mundo real de tener un escritorio lleno de papeles, para no olvidarnos de las tareas que tenemos por delante, es muy mala idea también en digital.

Hay un pequeño grupo de personas que siempre tienen el escritorio virtual lleno, da igual el momento, siempre está a tope. Con lo cual es imposible encontrar nada ahí. Desnaturalizando una de sus funciones y quitándole el sentido. Si está lleno es igual que si está vacío, pero peor.

La mayoría de los usuarios mantienen una serie de accesos directos, con los programas que utilizan normalmente, así como los documentos a los que suele recurrir con cierta asiduidad, más los ficheros que se ha descargado recientemente o con los que está trabajando.

Con lo que el escritorio se convierte en un espacio multifuncional: lanzador de programas, documentos favoritos, descargas y archivos en proceso. Al final ocupan casi media pantalla, obligando a dedicar tiempo a encontrar según que cosas y generando la percepción de saturación respecto de las tareas. Pueden haber 25 iconos, con solo 6 tareas, pero la percepción acaba siendo de 25 tareas.

Y luego está un reducido grupo que siempre tiene el escritorio vacío, o dicho de otra forma, que no lo usa nunca. Y si es verdad que la visión del escritorio, que es recurrente en todas las jornadas, es más limpia, se está dejando de usar quizás la mejor función que ofrece.

Que es la de recoger los ficheros con los que se está trabajando. El escritorio solo debe contener los documentos con los que se está trabajando, pero con una concepción limitada del tiempo. Esto es, con los que se está trabajando en la sesión. Ni siquiera durante un espacio de tiempo de días.

Una vez creados y editados durante la sesión, deben guardarse en su correspondiente sitio. De modo que el escritorio debe estar libre mientras no hayan trabajos en caliente, y con los ficheros que soportan las tareas mientras se está usando.

Esta forma, que es la misma que gestionábamos en los escritorios de nuestra escuela. En la que solo teníamos encima de la mesa las materias y elementos que necesitábamos, es la ideal. Al cambiar de tarea o actividad, se guardaba lo anterior y se sacaba lo siguiente. Y al final de la jornada se dejaba recogido.

Permitiendo mantener todo organizado y archivado en nuestras carpetas o en la nube. Y a mano, todo con lo que estemos trabajando. Llegar a esa disciplina no es fácil, sobre todo, después de años de inercia negativa. Pero una vez se da el paso no tiene más que ventajas.

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